Er zat te veel in hoofden
Casus: Europees opleidingsinstituut | Categorie: Casus | Leestijd: 4 min | September 2026
EénHet eerste gesprek
Het eerste gesprek dat wij hadden was met de CFO van dit opleidingsinstituut. Hij is een oude bekende. Muzikant en bovendien heel erg ondernemend in wat hij doet. Hij vertelde over zijn vervelende gevoel over zoveel excelletjes. En dat het proces niet zo lekker liep bij ze.
Hij had al over alles nagedacht wat hij heel graag zou willen. Delen van het proces waren al wel geautomatiseerd. Maar het totale overzicht ontbrak. En dat maakte het kwetsbaar. Er zat veel in hoofden van collega's.
Dat eerste gesprek, samen met wat collega's van hem, hebben we opgenomen. Samen met de wensenlijstjes en de documentatie die ze intern al hadden verzameld was dat voor ons het startpunt om een gefaseerde aanpak voor te stellen. Daaruit volgde een volgende meeting waarbij we in de excelletjes mee gingen kijken die ze hadden.
TweeDe excelletjes
Dat waren excelletjes met een schematische weergave van huizen waar studenten konden zitten. De studenten hadden ook nog eens de voorwaarde dat minderjarigen niet bij meerderjarigen mogen. Jongens en meisjes op een goede manier gescheiden.
Verder ging het over het talent dat beoordeeld werd. Dat wordt door een soort auditiecommissie gedaan. Zij moeten ook een makkelijke manier hebben om de studenten te bekijken en op basis daarvan een positief of een negatief advies te geven.
Er zijn meerdere curricula per jaar. Opleidingen van drie maanden, een half jaar, een jaar. Ook zijn er winter- en zomercursussen op meerdere plekken in Europa. Dat maakt het allemaal wel uitdagend om op een goede manier een structuur te bedenken. Ook gekoppeld aan een juiste manier van factureren. Als een student zich aanmeldt volgt een hele workflow van checks en documenten die aan die student gekoppeld moeten worden.
Het lastige was dat dat ook in Excels bijgehouden werd en in bestandjes per leerling. Dat gaat allemaal wel tot een bepaalde hoogte. Maar er is een constante verandering van curricula. Je bent dit jaar al bezig met de opleidingen van volgend jaar terwijl dit jaar nog loopt. En daar zit je dan met allerlei processen die gaande zijn met leerlingen.
We hebben veel gesprekken gehad. We hebben meegekeken met de Excel-systemen die ze gebruiken. Dat helpt om een beeld te krijgen van de context. Die context hebben we gestopt in een digitaal brein dat we constant laten meelopen bij de ontwikkeling en het maken van keuzes.
DrieWat er nu draait
We hebben nu een eerste fase live. De koppelingen naar Exact zijn gemaakt. Aanmeldingen komen binnen, betalingen worden gekoppeld, er zit een paymentsysteem achter. Heel grote delen lopen geautomatiseerd. We gaan nu verder met de volgende stappen en dat is een mooi vooruitzicht.
VierIedere klik is intelligentie
Iedere klik die een medewerker maakt, een student of een ouder, is voor ons intelligentie. Wij krijgen daar een beeld van waar veel of weinig van gebruikt wordt. Ook de volgorde van gebruik geeft ons intelligentie over waar een student, een ouder of een docent naar op zoek is.
Dat gebruiken we straks om het proces nog verder te automatiseren. Zodat we al vooruitzicht hebben op wat er gewenst en gedaan gaat worden. Dat is het zelflerende mechanisme. We proberen een zelflerend mechanisme onderdeel te laten zijn van de oplossing. Dat proberen we niet alleen, dat is onze focus. Zodat het helpt om de klantbeleving steeds beter te maken.
De klant is in dit geval de leerkracht, de CFO, de leerling, degene die aanmeldt. Allemaal zijn ze vanuit hun eigen perspectief bezig. En vanuit hun perspectief willen we meedenken.
VijfSecurity en compliance
Voor ons is security en compliance belangrijk. We handhaven altijd de minst noodzakelijke opslag van data. Als we data eenmaal gebruikt hebben en het is niet meer nodig, dan laten we het vervallen.
ZesWat we geleerd hebben
Als we terugkijken naar wat we geleerd hebben, dan zouden we een volgende keer een gestructureerdere aanpak hebben van vragen stellen. We hebben nu al heel veel vragen gesteld. Maar daar zat iets minder structuur in dan we het vandaag de dag zouden doen.
Het mooie is wel dat we nu opleiding voor opleiding en curriculum voor curriculum oppakken en daar nieuwe wensen tegenkomen. Die wensen implementeren we binnen no time. Dat is ook de afspraak. We hebben met elkaar een cadans afgesproken voor nieuwe features. Die features beschrijven we samen met de klant. En de klant gaat daar steeds zelfstandiger mee om.
Dat maakt het voor ons makkelijk om het doorontwikkelen zo snel en efficiënt mogelijk te maken. Uiteindelijk hebben we met de klant hetzelfde doel: in zo kort mogelijke tijd, met goede kwaliteit, nieuwe functionaliteit neerzetten. Die we van tevoren uitgebreid testen.
Herkent u de excelletjes? Dan is een Vonk-gesprek van 45 minuten waarschijnlijk de snelste manier om te zien wat er onder zit. Plan een Vonk-gesprek
Ingesproken door Maarten, gestructureerd met onze eigen pijplijn. De woordkeus is van de spreker.